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Technicien Documentaire

Job ID
2020-6552
# of Openings
1
Job Locations
CA-QC-St-Bruno-de-Montarville

Overview

Le titulaire effectue des tâches techniques reliées à l’application et au maintien des programmes et des systèmes en gestion des documents (papiers et/ou électroniques) conformément à des règles, normes, procédures et procédés établis.

Cela applicable sur 3 projets pour une entreprise traitant d'activités ferroviaires.

The incumbent performs technical tasks related to the application and maintenance of document management programs and systems (paper and / or electronic) in accordance with established rules, standards, procedures and processes.
This applies to 3 projects for a company dealing with railway activities.

Responsibilities

  • Créer, ajouter et modifier les documents officiels dans PDM et DocTech SharePoint.
  • Faire le suivi des lettres et Action Items pour les 3 projets.
  • Réalise les activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, suivi, traçabilité, enregistrement, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.).
  • Effectue les activités nécessaires à la mise à jour et au maintien de l’inventaire des documents relevant de la responsabilité de son secteur.
  • Préparer les documents pour les envois officiels, i.e. préparer les PDF et les faire signer
  • Préparer les lettres pour les envois officiels, incluant la collectes des réponses aux commentaires du client pour les inclure dans la lettre.
  • Assure le maintien et l’application du système de classement selon les normes en vigueur et participe à son amélioration.
  • Assure le maintien et la mise à jour des instruments et outils de recherche afin de faciliter la recherche et le repérage des documents.
  • Assiste les utilisateurs dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies.
  • Effectue des recherches et du repérage afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées.
  • Effectue les tâches administratives requises par ses fonctions.

 

  • Create, add and modify official documents in PDM and DocTech SharePoint.
  • Follow up on letters and Action Items for the 3 projects.
  • Carries out the activities necessary for the integrated management of documents (classification, classification, indexing, monitoring, traceability, recording, quality control, transfer, archiving, destruction, etc.).
  • Performs the activities necessary to update and maintain the inventory of documents under the responsibility of his sector.
  • Prepare documents for official mailings, i.e. prepare PDFs and have them signed
  • Prepare letters for official mailings, including collecting responses to customer comments for inclusion in the letter.
  • Ensures the maintenance and application of the classification system according to the standards in force and participates in its improvement.
  • Maintains and updates research instruments and tools to facilitate the search and retrieval of documents.
  • Assists users in using the document management tools made available to them and in applying pre-established standards and procedures.
  • Performs research and tracking in order to respond to requests addressed to it.
  • Performs administrative tasks required by their duties.

Qualifications

Détenir un DEC Techniques de la documentation.

 

Hold a DEC in Documentation Techniques.

Skills

  • Le candidat sera apte à utiliser tout système informatisé mis en place pour la gestion des documents (ex. : AM-Meridian GED, ULTIMA, NUXÉO, SharePoint)
  • Des connaissances en SharPoint seront considérées comme un atout
  • Le candidat doit démontrer une capacité à utiliser des bases de données et un intérêt particulier à œuvrer au sein d’un environnement multidisciplinaire
  • Rigueur
  • Habiletés interpersonnelles
  • Collaboration
  • Gestion du temps et des priorités
  • Orientation client
  • Sens des responsabilités
  • Centré résultats
  • Maitrise de l'anglais et francais (oral et écris) requis

 

  • The candidate will be able to use any computerized system set up for document management (e.g .: AM-Meridian GED, ULTIMA, NUXÉO, SharePoint)
  • Knowledge of SharPoint will be considered an asset
  • The candidate must demonstrate an ability to use databases and a particular interest in working in a multidisciplinary environment
  • Rigor
  • Interpersonal skills
  • Collaboration
  • Time and priority management
  • Client orientation
  • Sense of responsibility
  • Focus on results
  • Master in English and French (oral and written) required

Experience

Posséder 3 ans d’expérience pertinente.

 

Have 3 years of relevant experience.

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